-
By Empira
Po jakim czasie rozpocząć windykację terenową?
Odpowiedź na pytanie, po jakim czasie rozpocząć windykację terenową, ma duże znaczenie dla efektywnej pracy specjalistów zajmujących się zarządzaniem wierzytelnościami. Często bardzo dobre efekty przynoszą wiadomości e-mail lub tradycyjny list, jednak zdarza się, że konieczne jest skorzystanie z narzędzi zapewniających bezpośredni kontakt i rozpoczęcie rozmów z zalegającym z płatnościami kontrahentem.
Spis treści:
Kiedy warto złożyć wizytę dłużnikowi?
Bezpośrednie spotkanie
Dwa stadia
Odwiedziny u dłużnika – co jeszcze warto wiedzieć?
Czy zawsze trzeba czekać?
Czynnik czasu w prawie
Weryfikacja sytuacji na miejscu
Po jakim czasie trzeba przystąpić do windykacji terenowej?
Pisząc o windykacji terenowej, a zwłaszcza o tym, po jakim czasie ją rozpocząć, warto na wstępie wyjaśnić, na czym polega ta forma kontaktu z dłużnikiem spółki, przedsiębiorcy – osoby fizycznej czy np. stowarzyszenia.
Można powiedzieć, że omawiane przez nas działania windykacyjne to wachlarz form kontaktu z dłużnikiem, który popadł w opóźnienie. Istotą windykacji terenowej są bezpośrednie spotkania, np. wizyta w siedzibie czy lokalu, w którym działa przedsiębiorstwo osoby zalegającej z płatnością.
Bezpośrednie spotkanie
Tego typu odwiedziny mają na celu konstruktywną rozmowę, której zadaniem jest ustalenie przyczyn opóźnień w rozliczeniach, wypracowanie racjonalnego porozumienia oraz określenie, w jaki sposób zadłużenie zostanie uregulowane. Jako profesjonaliści zajmujący się doradztwem i ochroną wierzytelności, przystępujemy do działań „w terenie”, dążąc do tego, aby rozmowa była szczera, przebiegała w atmosferze zaufania i otwartego dialogu (np. poprzez elastyczne podejście do terminu i miejsca spotkania). Dzięki temu możliwe staje się dokładne przeanalizowanie sytuacji oraz wybór satysfakcjonujących i możliwych do zrealizowania w konkretnej sprawie rozwiązań.
Dwa etapy
Windykacja w terenie, ze względu na swoją specyfikę, jest zwykle stosowana wtedy, gdy inne metody windykacji miękkiej nie przyniosły zadowalającego skutku. Tym samym z reguły nie następuje ona natychmiast po upływie terminu zapłaty. Nasze doświadczenie w prowadzeniu windykacji faktur i należności z umów pokazuje, że przesłanką do rozpoczęcia windykacji face to face jest zazwyczaj brak reakcji dłużnika na telefony, maile czy inne próby nawiązania kontaktu. Konieczny jest zatem upływ pewnego czasu – zazwyczaj jest to okres około 30-60 dni.
Wbrew pozorom dłużnik nie musi odmawiać kontaktu ze złej woli. Czasami okazuje się, że jest poważnie chory lub nie jest w stanie zareagować z innych przyczyn. Często jednak, zwłaszcza gdy chodzi o spółki handlowe i osoby prawne, np. fundacje, kontakt jest możliwy, a wiadomości trafiają do prezesa lub członków zarządu, którzy je ignorują. Czasem liczą na zwłokę, a czasami nie wiedzą, jak odpowiedzieć, dlatego wolą pozostać bierni.
Wiedząc o tym, w naszej praktyce unikamy sztywnych, nieproduktywnych schematów (np. maili przepisywanych z gotowych wzorów czy rozmów telefonicznych prowadzonych według wyuczonych skryptów). Dzięki temu możemy reagować elastycznie – w zależności od podejścia drugiej strony. Bywa, że brak reakcji mówi więcej niż liczne i obszerne, lecz niewiele wnoszące listy od dłużnika.
Co jeszcze warto wiedzieć o windykacji terenowej i o tym, po jakim czasie ją rozpocząć?
Pisząc o windykacji terenowej, zwróciliśmy już uwagę na to, że jest to forma działania na zlecenie wierzyciela, stosowana dopiero po czasie, gdy inne formy windykacji miękkiej nie doprowadziły do uregulowania należności albo wypracowania zadowalającego planu spłat czy restrukturyzacji zadłużenia.
Wspomnieliśmy wcześniej, że z reguły windykacja „w terenie” rozpoczyna się po około 1-2 miesiącach, gdy inne formy windykacji nie przyniosły spodziewanych efektów. Nie należą jednak do rzadkości sytuacje, gdy oczekiwanie przez dłuższy czas nie jest uzasadnione.
Czy zawsze trzeba czekać?
Jeśli dana osoba już wcześniej nie wykonywała swoich zobowiązań terminowo, a przy tym brakowało reakcji na korespondencję czy telefony, np. ze względu na wadliwą organizację pracy w jej firmie. Wówczas dobrym rozwiązaniem będzie szybkie zaplanowanie wizyty. Punktem wyjścia w każdej sprawie jest przemyślenie ścieżki postępowania i opracowanie planu działań. Dzięki temu poszczególne narzędzia stosowane przy negocjacjach i zarządzaniu wierzytelnościami mogą być w pełni wykorzystane.
Dodajmy, że prawo nie wskazuje terminów, po upływie których dopuszczalne jest przystąpienie do windykacji face to face. Oczywiście w każdym wypadku podstawą jest poszanowanie dóbr osobistych, miru domowego i innych praw każdej osoby prywatnej, przedsiębiorcy czy też jego pracowników.
Czynnik czasu w prawie
Zarówno gdy chodzi o wierzytelności powstałe w relacjach business to business, jak i między osobami prywatnymi, upływ czasu ma istotne znaczenie, zwłaszcza w prawie cywilnym. Chodzi tu oczywiście o przedawnienie roszczeń majątkowych.
Może się okazać, że sprawa trafia do windykatora po dłuższym czasie, gdy już zbliża się termin przedawnienia (art. 118 k.c.). Pamiętaj, że jeśli chodzi o roszczenia mające związek z działalnością gospodarczą, wynosi on trzy lata (standardowo jest to sześć lat). Po upływie trzech lat przedawniają się także roszczenia o świadczenia okresowe, np. o czynsz najmu lokalu za poszczególne miesiące.
Szczególne znaczenie ma zatem przerwanie biegu przedawnienia. Może ono nastąpić m.in. poprzez uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 k.c.). Takie uznanie (sporządzone na piśmie) można uzyskać podczas wizyty u dłużnika. Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim prowadzenie negocjacji w taki sposób, aby do drugiej strony dotarły argumenty wskazujące, że uznanie i uregulowanie należności leży także w jej interesie – np. ze względu na możliwość kontynuacji współpracy biznesowej z wierzycielem.
Weryfikacja sytuacji na miejscu
Za sprawnym i szybkim przystąpieniem do windykacji face to face przemawia często potrzeba pełnej oceny położenia majątkowego dłużnika. Nie wszystko figuruje w KRS czy np. w księgach wieczystych. O sytuacji finansowej i zamiarach kontrahenta – np. gdy chodzi o kontynuację prowadzenia przedsiębiorstwa – może świadczyć choćby to, gdzie znajduje się siedziba jego firmy.
Doświadczony specjalista zajmujący się negocjacjami w imieniu wierzycieli zwraca uwagę na rozmaite szczegóły, np. standard lokalu, w którym mieści się biuro dłużnika, ruch panujący w jego magazynach czy zakładzie produkcyjnym. Bezpośredni kontakt pozwala także wyciągać wnioski z mowy ciała drugiej strony, tonu głosu, mimiki twarzy i reakcji na pytania, a co za tym idzie – dobrać odpowiednie argumenty oraz dalsze kroki. Nie zastąpi tego nawet najlepiej opracowane wezwanie do zapłaty.